Mengenal SaaS dan Manfaatnya dalam Perusahaan

Teknologi memegang peranan penting dalam efektivitas dan efisiensi sebuah perusahaan dalam segala bidang, baik segi biaya maupun produktivitas. Salah satunya yaitu dengan maraknya pemanfaatan SaaS (Software as a Service) untuk mendukung berbagai bidang industri. Dari mulai bisnis berskala kecil hingga besar.

Mengenal SaaS (Software as a Service)

SaaS merupakan perangkat lunak atau software yang dapat digunakan tanpa harus melakukan install pada perangkat keras. Namun, aplikasi ini hanya bisa digunakan saat perangkat terhubung ke jaringan internet karena server dari software tersebut berada pada cloud.

Beberapa contoh SaaS yang saat ini umum digunakan dalam perkantoran maupun personal yaitu Google Drive seperti Docs, Spreadsheet, Slides, dan Form, serta beberapa software converter seperti software untuk mengonversi image menjadi PDF dan sejenisnya.

Manfaat Penggunaan SaaS (Software as a Service) bagi Perusahaan

Pemanfaatan SaaS bisa memberikan banyak manfaat sehingga bukan hal yang aneh jika mulai banyak perusahaan yang beralih menggunakan software jenis ini. Berikut ini adalah beberapa di antaranya:

Hemat biaya

Cukup banyak penyedia atau pengembang SaaS yang menawarkan produknya secara gratis. Artinya Anda tidak perlu mengeluarkan biaya sedikit pun untuk dapat menikmatinya sehingga jelas akan sangat menghemat biaya operasional perusahaan. Namun, SaaS seperti ini biasanya akan memberi banyak keterbatasan di mana Anda harus membayar paket premium jika ingin mendapat fitur atau akses lebih lengkap.

Meskipun begitu, biaya yang harus dikeluarkan tetap lebih hemat dibandingkan Anda harus menginstall software pada masing-masing perangkat. Belum lagi terkadang Anda harus menyesuaikan spesifikasi perangkat keras dengan kebutuhan software yang digunakan sehingga biaya yang harus dikeluarkan juga akan lebih besar. Anda juga bisa mengatur sendiri kapan Anda membutuhkan akun premium untuk sebuah SaaS sehingga biaya yang dikeluarkan tersebut benar-benar efektif bermanfaat.

Lebih mudah

SaaS yang memanfaatkan cloud sebagai servernya dan tidak perlu melakukan install secara manual pada semua perangkat, artinya Anda sudah menghemat waktu untuk aktivitas tersebut. Tim IT Anda juga jadi bisa memanfaatkan waktunya untuk menangani hal lain yang lebih bermanfaat.

Tidak hanya itu, proses berbagi data dengan memanfaatkan SaaS ini juga lebih mudah dan cepat. Misalnya saja Anda menggunakan Google Drive Spreadsheet untuk mendata sesuatu dan perlu untuk membagikannya pada seluruh anggota tim. Maka Anda hanya perlu membagikan URL spreadsheet tersebut dan mengatur aksesnya sesuai kebutuhan, apakah hanya “view”, “comment”, atau “edit”.

Fleksibel dan Aman

Beberapa SaaS menawarkan paket premium yang bertahap sesuai dengan fitur atau manfaat yang bisa Anda dapatkan. Semakin lengkap fitur maka pastinya akan semakin tinggi harganya. Anda bisa memilih paket yang sesuai kebutuhan Anda dan melakukan upgrade ketika perusahaan semakin berkembang dan membutuhkan SaaS lebih kompleks.

Selain itu, Anda tidak perlu pusing memikirkan update pada SaaS karena akan terjadi secara otomatis sehingga Anda tidak perlu khawatir mengalami downtime. SaaS yang dipasarkan secara legal juga menjamin keamanan data yang di-share oleh penggunanya dari ancaman cybercrime. Selama penggunanya juga memastikan keamanan akunnya dengan tidak menyebarkan informasi login.

Namun, seperti yang telah disebutkan bahwa SaaS memanfaatkan koneksi internet untuk dapat berfungsi. Inilah mengapa perusahaan harus memastikan bahwa koneksi internet di kantor selalu lancar tanpa hambatan. Terutama jika SaaS yang digunakan terkait dengan file berukuran besar seperti video, gambar, file desain, dan sebagainya.

Untuk memastikan jaringan selalu lancar, maka Anda bisa menggunakan dedicated internet dengan sistem symmetrical bandwidth. Bandwidth ini akan memberikan besar kecepatan yang sama antar proses upload maupun download sehingga aktivitas apapun yang dilakukan oleh karyawan Anda akan selalu lancar. Selain itu internet ini juga akan menangani masalah keamanan jaringan Anda sehingga Anda tidak perlu khawatir saat melakukan aktivitas browsing maupun data share. Dengan pemilihan provider internet yang tepat dan penggunaan SaaS maka efektivitas serta efisiensi perusahaan akan semakin meningkat.